Veel managers, professionals en beleidsmakers zijn grootgebracht met projecten, programma’s en onderzoek doen als basis van hun werk. Als je alles op een rijtje hebt, de mijlpalen zijn uitgezet, de plannen gesmeed, ‘rol je de aanpak uit’. Dit kan een hele succesvolle methode zijn. Maar soms lukt het niet om complexe vraagstukken op te lossen, ook niet als je nog meer of nog beter je aanpak uitrolt of anderen overtuigt. Dan, maar niet alleen dan, kan het verstandig zijn om iets anders te doen dan wat je deed. Opdat je niet krijgt wat je kreeg. Een systeem-analyse is daar een voorbeeld van. Het betekent dat je vertrekpunt anders is: je start op een plek waar een vraagstuk zich voordoet, probeert te begrijpen wat er gebeurt en welke kansen er zijn om de oplossing in het systeem zelf te vinden.

Bij een systeem denken de meeste mensen aan een computersysteem. Hier gebruiken we dit woord om een bepaalde afstand en abstractie tot de werkelijkheid te creëren. Zo ga je vanzelf anders kijken. Want ja, het gaat om hoe we de wereld hebben ingericht met instituten zoals zorg, onderwijs, het gezin, de politiek, religie …. En die instituten zouden er niet zijn zonder mensen. In een systeem-analyse noem je de mensen die daar werken, wonen en leven ‘actoren’. Actoren en hun interactie bepalen hoe het werk van de instituten wordt ervaren. 

Doordat je met een open vizier naar je vraagstuk gaat kijken vraagt dit per definitie dat je je voorbedachte oplossingen achter je laat. Dat is voor de één moeilijker dan de ander. Het vraagt namelijk om vertrouwen in het proces; door alle stappen van het proces te doorlopen zullen de mogelijke oplossingen zich tonen. 

Hieronder volgen de stappen van een systeem-analyse en de activiteiten die we hebben ondernomen voor Vleuten Versterkt. In een systeem-analyse op een andere plek, met een andere vraagstuk kunnen de activiteiten heel anders zijn. De stappen blijven hetzelfde.

Alle voorbereidende activiteiten voeren we in deze stap uit. We weten het vraagstuk en de plek. Wie moeten we betrekken en informeren? Hoe organiseren we ons? Hoe stemmen we onderling de rollen en de taken op elkaar af? Waar en met wie nemen we besluiten? Wie nodigen we uit voor de Kick-Off? Kunnen we een eerste start maken met literatuuronderzoek?

Uitkomsten

• Een geplande kick-off sessie
• Een strategieteam met een afvaardiging uit Lokalis, de JGZ en KOOS om de grote lijnen mee af te stemmen
• Een website: www.vleutenversterkt.nl
• Een inventarisatie van bestaande artikelen en onderzoek (inclusief afstemming met onderzoekers van de Hogeschool en Universiteit Utrecht)

Het doel van deze fase is om een gezamenlijke visie en scope te bepalen voor het systeem dat je gaat onderzoeken. Dit doe je door alle relevante betrokkenen voor een kick-off sessie uit te nodigen. Je stelt vragen om scherp te krijgen waarom het probleem een probleem is. En voor wie. waar het zichtbaar wordt, wanneer het begonnen is en wat je verder nog meer wilt weten. Dit is de aanzet voor een eerste visie.

Na een kick-off sessie verwerk je de resultaten en koppel je we deze terug aan alle deelnemers en niet aanwezige stakeholders (evt. met vragenlijst).je maakt een keuze welke actoren we willen gaan onderzoeken.

Uitkomsten

• Een door ouders en professionals goed bezochte kick-off sessie
• Prestatiedruk is niet alleen negatief, er zijn ook positieve kanten die je wilt behouden
• De meeste beleving is er bij de thema’s dat ouders verantwoordelijk zijn voor het geluk van hun kind en het meten en monitoren op resultaten van leerlingen.
• Het onderzoek richt zich op jongeren in groep 7 en 8 en in klas 1 en 2.

Het doel van deze fase is om behoeftes en problemen van actoren op te halen. Op die manier begrijp je hoe het systeem in elkaar zit en hoe de actoren elkaar beïnvloeden. Dit doe je door bestaande kennis en huidige initiatieven op te halen bij professionals, experts en door literatuuronderzoek te doen. Dit kan bijvoorbeeld door interviews af te nemen met de actoren, het organiseren van focusgroepsessies met specifieke actoren, het uitvoeren van straatonderzoek, het maken van interactief cabaret… Afhankelijk van de actor en haar relatie met het systeem bepaal je wat een geschikte onderzoeksmethode is.

Uitkomsten

• Een lespakket gemaakt voor groep 7 en 8 en voor klas 1 en 2
• Interviews met professionals
• Een bijeenkomst voor ouders

Na de stappen uit de vorige fases definieer je hier het systeem wat je aan het onderzoeken bent. Hoe verhouden de actoren zich met elkaar? Waar zie je een kans om in het systeem een aanpassing te doen die gaat helpen om je vraagstuk op te lossen? Dit doe je door alle inzichten uit de vorige fases te analyseren en een visualisatie te maken van het systeem. Door het systeem uit te beelden kijk je met een andere blik en zie je waar nog vraagstukken liggen. Op basis van deze visualisatie bepaal je of er aanvullende onderzoeksactiviteiten nodig zijn om te verdiepen; of je vult de visualisatie aan. Deze fase eindigt met een systeemkeuze sessie om samen te bepalen voor welke aanpassingen je de volgende fase een aanpak gaat uitwerken.

Uitkomsten

• Inzichten over het gehele systeem
• Een systeemvisualisatie
• Knoppen om aan te draaien

In deze fase vertalen de actoren samen de aanpassingen naar concrete interventies in de praktijk. Dit kan in de vorm van co-creatiesessies. De resultaten presenteer in je in een eindpresentatie voor alle betrokkenen.

Uitkomsten

• Een advies voor de wijk waarin concrete stappen zijn omschreven hoe de aanpak verder kan worden ontwikkelt en geïmplementeerd op zowel korte en lange termijn en wat daarvoor nodig is.